Masih banyak calon mahasiswa yang bingung ketika melengkapi dokumen pendaftaran KIP Kuliah 2025, terutama menyangkut surat keterangan terdaftar di DTKS. Kesalahan paling umum adalah saat siswa atau orang tua langsung meminta surat tersebut ke pihak desa atau kelurahan. Padahal, yang berwenang menerbitkan surat DTKS hanyalah Dinas Sosial (Dinsos) kabupaten/kota.
Kekeliruan ini membuat banyak peserta gagal saat proses verifikasi, karena surat yang mereka miliki dianggap tidak valid. Hal itu seperti yang diungkap kanal YouTube dibidikmisicom. Surat dari desa tidak diakui karena tidak memiliki akses langsung ke sistem DTKS nasional.
DTKS Jadi Penentu Utama Kelayakan Ekonomi
DTKS atau Data Terpadu Kesejahteraan Sosial adalah basis data milik Kementerian Sosial yang digunakan dalam penyaluran berbagai bantuan, termasuk KIP Kuliah 2025. Dalam skema seleksi, DTKS menjadi rujukan utama setelah KIP aktif dan data P3KE. Tanpa surat resmi dari Dinsos, peluang siswa dari keluarga kurang mampu untuk lolos bisa menurun drastis.
Mengapa Surat dari Desa Tak Berlaku?
Desa dan kelurahan hanya bisa memberi surat pengantar, bukan keterangan resmi. Mereka tidak memiliki kewenangan terhadap data DTKS pusat. Maka, jika siswa hanya membawa surat dari desa, otomatis dokumen akan ditolak oleh sistem verifikasi kampus maupun pusat
Cara Mengurus Surat Keterangan DTKS Resmi
Untuk mendapatkan surat yang sah dan diakui, berikut prosedurnya:
- Meminta surat pengantar dari desa/kelurahan.
- Bawa surat pengantar ke Dinas Sosial kabupaten/kota.
- Lampirkan fotokopi KK dan KTP orang tua/wali.
- Petugas Dinsos akan memeriksa data DTKS.
- Jika sesuai, surat resmi akan diterbitkan dengan tanda tangan dan stempel dinas.
Format Surat yang Diakui
Surat yang sah memiliki elemen berikut:
- Kop surat resmi Dinsos
- Nomor surat
- Nama siswa dan NIK
- Identitas kepala keluarga dan alamat
- Pernyataan resmi terdaftar di DTKS
- Tanda tangan dan cap basah pejabat dinas
Meski siswa tergolong tidak mampu, tanpa dokumen sesuai prosedur, statusnya tak bisa diverifikasi oleh sistem. Kampus pun tidak bisa memproses lebih lanjut jika dokumen tak sesuai dengan regulasi pusat.
Tips bagi Orang Tua dan Calon Mahasiswa
- Jangan langsung buat surat DTKS di desa, minta pengantar ke Dinsos.
- Simpan dokumen asli untuk keperluan unggah atau validasi langsung.
- Pastikan semua data siswa dan keluarga sesuai dengan yang tercantum di DTKS (terutama NIK dan alamat).